1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Секреты работы в Outlook

Секреты работы в Outlook. Часть 14. Секреты поиска

Поговорим о поиске в Outlook. Как же быстро найти нужную информацию? Письмо, вложение, человека? Какие есть способы и секреты?

В первую очередь, чтобы поиск был эффективным и мгновенным — крайне желательно, чтобы ваш почтовый ящик имел локальную копию . Это называют «кэш». Или OST файл. Это файл, расположенный на внутреннем, локальном диске компьютера. Поиск на локальном диске работает значительно быстрее , чем через подключение онлайн. Проверьте, настроен ли у вас OST файл. Для этого зайдите в настройку:

Файл -> Настройка учётных записей:

Выделите имя учётной записи и нажмите «Изменить»:

Проверьте наличие галочки «Использовать режим кэширования Exchange» :

Как найти потерянный файл?

Если вы потеряли любимую песню, важный документ или фотографию, то не отчаивайтесь, ведь поиски нужного файла займут не более минуты. Главное знать, как искать…

Средство поиска информации находится в оперативной системе. Добраться до него можно через меню Пуск —> Поиск или Мой компьютер —> Поиск.

В левой части монитора появится окно: «Что вы хотите найти?». Выбираем нужное обозначение и в представленное меню вписываем название потерянного файла.

Желательно указывать не только его имя, но и расширение (например: networkmy.avi). Если вы не уверены в имени искомой песни или не помните как по-английски или по-русски записано название нужного документа, то воспользуетесь пунктом «файлы и папки».

Эта функция несет в себе более подробный поиск. Так, например, потерянный документ, можно найти не только по названию, но и по фразе находящейся в нем.

А если вы не помните даже примерного места нахождения пропажи, то в окне «Поиск в…», необходимо выбрать «Мой компьютер». В этом случае сканирование будет произведено по всем жестким дискам.

Когда все параметры будут установлены, останется лишь нажать кнопку «Найти» и умный компьютер начнет поиск. Этот процесс будет отображаться в левой части экрана.

Возможно, система выдаст не один и не два файла, а десятки или даже сотни, но как только в списке появится нужный, можно воспользоваться кнопкой «остановить». Дабы не потерять его снова, нажмите на файл левой кнопкой мыши и выберете пункт «Открыть содержащую объект папку»

Чтобы поиск стал ещё более удобным и быстрым, можно воспользоваться некоторыми малоизвестными, но эффективными способами.

Секрет №1
Если имя файла неизвестно или забыто, но вы точно знаете, что это было изображение в формате jpg, то вместо основного названия можно поставить символ звездочки (пример: *.jpg). Конечно, такой способ займет много времени, но зато наверняка даст результат.

Секрет № 2
Если вы не уверены в точном написании имени файла, то одну из букв можно заменить знаком вопроса. (пример: k?rkorov. mp3). В результате система найдет все файлы с расширением mp3 имеющие похожее название.

Теперь, поиск потерянного файла не приведет к потерянному времени.

Spotlight: 7 секретов о нахождении пропавшего файла

Macworld собрал команду лучших специалистов, чтоб раскрыть самые темные и самые потаенные секреты Tiger. Итак, поговорим о Spotlight. От потерянных файлов к смарт папкам, мы покажем вам, как взять все от преимуществ мощного поискового инструмента OS X 10.4.

Читать еще:  IPad mini с дисплеем Retina. Потехе — время

Как отобразить путь к файлу в Spotlight

Когда вы кликаете на результате поиска в меню Spotlight, файл открывается в соответствующем приложении. Но что, если вам нужно только узнать, где хранится файл, а не открывать его? Просто наведите мышь на файл в меню Spotlight и появится всплывающая подсказка с адресом файла. Чтоб перейти к файлу в Файндере, выберите его в меню Spotlight и нажмите command-return. Запомните, что эти горячие клавиши работают только в меню Spotlight; если у вас открыто окно Spotlight, кликните на нужном файле, зажав ctrl, и выберите Reveal In Finder в появившемся меню.

Легкое создание Умных Папок

Tiger предоставляет возможность сохранять ваши запросы поиска в виде «смарт папок», которые обновляются, и содержат все файлы, подходящие по заданным критериям. Например, можно создать смарт папку, которая будет содержать все открытые вами изображения за последнюю неделю (из Файндера зайдите в File > New Smart Folder и установите в первом ряду меню Kind: Images и второй Last Opened: This Week; потом жмите на кнопу Save).

Если позже вам понадобится другой поиск, который сужает результаты только до больших файлов – например, больше 2 МВ – делайте так: вместо создания нового поиска с самого начала, откройте уже существующий и кликните на кнопку Edit. Введите новый критерий поиска (Size Greater Than: 2MB) и зажмите кнопку option – кнопка Save изменится на Save As. Новому поиску можно дать второе имя и он будет сохранен отдельно.

Быстрое нахождение смарт папок

Если у вас уже целая куча смарт папок, присвойте им определенные комментарии в Spotlight и сможете быстро заходить в них из меню Spotlight. В Файндере жмите на смарт папку с зажатой ctrl и выберите Get Info из контекстного меню. В открывшемся окне Info кликните на стрелку рядом с Spotlight Comments для открытия чистого поля Spotlight Comments (см. скриншот). Добавляйте ключевые слова здесь. Я ввел SMSC, что означает smart search (умный поиск). (Можно получить более точные результаты, если выбирать ключевые слова, которые не связаны с другими файлами.)

Смарт папки. для быстрого доступа к многочисленным смарт папкам добавьте ключевое слово (по которому можно организовтаь поиск в Spotlight) каждой смарт папке. Убедитесь, что выбрано правильное ключевое слово.

В следующий раз, когда понадобится быстро найти смарт папку, жмите на command-пробел для открытия меню Spotlight (или opt-command-пробел, если предыдущий шорткат служит для переключения языка), и вводите ключевое слово. Если такой комментарий единственный, только нужные смарт папки появятся в результатах поиска. Дважды кликните, чтоб открыть нужную папку из меню Spotlight. (Хотите добавить ключевое слово сразу к нескольким файлам? См. ниже «Быстрое добавление комментариев в Spotlight».)

Как вернуться к старому окну поиска

Вам не нравится окно Поиска по умолчанию в Tiger? Когда нужно найти файл, вы жмете command – F, и оказываетесь в полях Kind: Any и Last Opened: Any Date, которое заставляет вас вручную добавлять настройки Name: Contains. Если хотите вернутся к старому способу поиска, то вот как это сделать.

Сначала создайте новую смарт папку. Удалите вторую настройку поиска (Last Opened: Any Date) нажав на знак минус справа от нее. Потом используя выплывающие меню измените Kind: Any на Name: Contains. В строке имени файла введите что-то короткое, что точно не появится в любом другом файле – например можно использовать три вертикальные палки (|||). Установите размер окна и положение. Когда закончите, кликните на кнопке Save, назовите файл, как хотите (позже вы его переименуете), и сохраните его на рабочий стол. Переключитесь в Файндер и идите по ссылке /System/Library/CoreServices. Кликните на Файндере (он должен находиться в этой папке), зажав при этом ctrl, и выберите Show Package Contents. В новом появившемся окне зайдите в Contents/Resources/. Перетащите файл default_smart.plist в папку Документы или в любое доругое место, КРОМЕ РАБОЧЕГО СТОЛА. Этот файл будет резервной копией, если позже понадобится восстановить исходный файл. Оставляя открытым окно Resources, нажмите command–N, чтоб открыть новое окно Файндера, перейдите на ваш рабочий стол и переименуйте смарт папку в default_smart.plist. Нажмите на Use .plist, когда Файндер спросит, действительно ли вы хотите сохранить изменения.

Читать еще:  Родительский контроль на Андроид (лучшие программы)

Наконец, перетащите новый файл default_smart.plist в папку Resources. Файндер попросит вас ввести пароль администратора и попросит подтвердить перезапись существующего файла. После замены файла закройте окно.

Чтобы увидеть изменения в действии, перезапустите Файндер. Самый быстрый способ – кликнуть на иконке фаиндера в доке с зажатой option и выбрать Relaunch из выплывающего меню. Теперь при нажатии command–F вы увидите только-что измененное окно Файндера во всей красе; вам только надо будет вписать в поле имени файла текст поиска.

Указывайте расширение файла

Не можете найти нужный рецепт, который загрузили с интернета, или файл ReadMe от недавно установленной программы? Неважно, загружаете ли вы текстовые файлы или работаете с ними в текстовом редакторе BBEdit от Bare Bones или TextEdit от Apple, вы могли уже заметить одну из особенностей Spotlight: она индексирует некоторые текстовые файлы, если они содержат расширение .txt (которое может и не отображаться). Чтобы убедиться, что при поиске вы не пропускаете некоторые текстовые файлы, убедитесь, что сохраняли их с расширением .txt – просто добавьте его в конце файла. И наоборот, если вы не хотите, чтобы ваши текстовые файлы индексировались – например для экономии места на диске – опускайте расширение.

Как облегчить поиск Spotlight

Некоторые програмы, включая Microsoft Word и Excel, добаляют информацию (метаданные) к файлам; эта информация помогает Spotlight в поиске нужного файла. Например, Word и Excel автоматически добавляют имя программы, которая создала файл, и приписку к имени файла. Эта информация позволяет делать поиск файлов по именам программ, в которых они были созданы, или по названиям, которые не являются частью имени файла.

Если вы пользуетесь TextEdit для создания RTF файлов, то можете делать то же. В TextEdit выберите File: Show Properties и введите автора, компанию, копирайт, название, тему, ключевое слово или коментарий в окне Document Properties. Если это покажется вам утомительным, то можете указать по умолчанию имя автора, компанию и копирайт, которые TextEdit будет автоматически приписывать ко всем вашим файлам. Выберите TextEdit > Preferences и потом введите нужную информацию.

Экономьте время

Используйте эти горячие клавиши для быстрой навигации по меню Spotlight.

  • Command-пробел: открывает меню Spotlight.
  • Command-option-пробел: открывает окно Spotlight.
  • Command-ентер: открывает Top Hit файл, то есть наиболее подходящий по запросу по мнению Spotlight’а.
  • кнопки стрелки: передвижение вверх и вниз по списку результатов.
  • энтер: открывает выбранный результат поиска.
  • Command-клик: открывает файл в новом окне Файндера.

Быстрое добавление комментариев Spotlight

Если у вас проблемы с нахождением нужных файлов, то можно добавить ключевые слова для упрощения поиска. Просто выберите файл, нажмите Command-I и введите соответствующий текст в поле Spotlight Comments. Например, можно ввести Budget07 для любого файла, который относится к бюджету на 2007 год.

Читать еще:  Песочница Sandboxie – бесплатная альтернатива штатной песочнице Windows 10

Тем не менее, добавление комментариев к нескольким файлам, по одному, может быть очень трудоемким. К счастью, есть Automator. С помощью нескольких кликов можно создать Automator скрипт, которое припишет идентичные комментарии Spotlight группе файлов.

Добавление комментариев группе документов. Добавление клмментариев не должно быть трудоемким. Данная процедура Automator позволяет применять одни комментарии к группе файлов одновременно.

В новом окне Automator выберите Spotlight в колонке Library и перетащите действие Add Spotlight Comments To Finder Items на пустую панель справа. Кликните на открывающий треугольник рядом с Options и активируйте Show Action When Run. Для сохранения задания выберите File: Save As. Из меню File выберите Application. Укажите соответствующее имя и сохраните на рабочем столе. Чтобы задействовать этот скрипт Automator, просто перетащите файл или группу файлов на его иконку. Откроется диалоговое окно для введения комментариев. Теперь можно добавить комментарии к целой группе файлов.

3. Поиск по полным именам исполняемых файлов, находящихся в PATH

На картинке выше самые внимательные читатели подметили еще один способ открыть параметры быстродействия.

Нужно запустить исполняемый файл SystemPropertiesPerformance.ехе, лежащий в папке system32. Это можно сделать из окна «Выполнить», но поиск в меню «Пуск» тоже найдет этот файл. Впрочем, я не призываю вас запоминать его название.

Важнее то, что в меню «Пуск» можно находить по полному имени любые исполняемые файлы из папок, указанных в переменной среды PATH.

Например, в этой переменной у меня указан путь к сундучку с моими любимыми инструментами для диагностики Windows. Это означает, что я могу найти любой из них поиском.

Рисунок подчеркивает два аспекта поиска.

  1. Найденные в PATH исполняемые файлы отображаются в группе «Программы», что позволяет сразу запускать нажатием клавиши Enter .
  2. Исполняемые файлы необязательно имеют расширение EXE. Это могут быть командные файлы CMD или BAT, либо сценарии PowerShell или VBS.

Так, на правой части рисунка показан файл cleanup.cmd, который у меня очищает временные файлы по расписанию. При этом я могу очень быстро выполнить его в любой момент, воспользовавшись поиском в меню «Пуск».

Поиск в Проводнике

Ну и нельзя не упомянуть о поиске, который по-прежнему доступен в Проводнике Windows.

Здесь мы можем сузить область поиска, сразу зайдя в нужную папку. При этом в Проводнике появляется отдельная вкладка Поиск.

С ее помощью можно детально настирывать поисковый запрос, например, производить его только в текущей папке (1) или включить в поиск содержимое подпапок (2). Можно уточнять параметры поиска, задав время создания файла (3), выбрав его тип (4) или указав размер (5).

Кроме этого, можно включить дополнительные параметры поиска.

Например, можно искать поисковый запрос не только в названии файла, но и в его содержимом, что может быть весьма полезным при поиске файлов, содержащих определенный текст. Также можно производить поиск среди системных файлов или внутри ZIP-архивов.

И есть еще одна интересная возможность — сохранить условия поиска.

Все настроенные параметры поиска будут выгружены в отдельный файл. Это позволит позже загрузить параметры и повторить поиск снова.

Ну а предыдущие поисковые сессии сохраняются в журнале и можно их повторить, просто выбрав из списка.

Несмотря на все доступные инструменты, поиск Windows 10 далеко не идеален и не всегда удобен для быстрого поиска нужных папок или файлов, например, системных. В таких случаях могут оказаться полезными дополнительные утилиты и об одной из них речь пойдет в следующей заметке.

Ссылка на основную публикацию
Статьи c упоминанием слов:
Adblock
detector