0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Программа учета заказов и клиентов в режиме нон-стоп

Открывая компанию, предприниматель получает первые заказы от клиентов. Пока они единичны, и оборот не велик, проблем с учетом заказов (а следовательно, бухгалтерским и налоговым учетом) не возникает: все данные о заявках вносятся в определенный период времени: в конце недели, в конце рабочего дня или в иной период.

Все клиенты как на ладони.
Управляйте взаимоотношения с клиентами, ведите продуктивную работу с заказами!
Попробовать бесплатно >>

Это может быть обычный журнал с таблицей заказов, блокнот или программа Excel. Вне зависимости от того, каким инструментом пользуется сотрудник компании, ответственный за учет заказов, он вносит все данные вручную, на основе чеков, договоров и других документов.

На первых этапах работы компании проследить количество и корректность исполнения заказов несложно. Но по мере возрастания числа заявок руководитель встречается с первыми сложностями:

  • сотрудники, ответственные за учет заказов, начинают делать ошибки и пропускают заявки;
  • учет заказов начинает занимать слишком много времени, и вам приходится нанимать отдельного сотрудника, который бы выполнял такую работу;
  • из-за необходимости обработки большого количества заказов даже такой сотрудник начинает допускать все больше ошибок;
  • руководитель или иное ответственное лицо не может проконтролировать работу сотрудников — как того, кто осуществляет учет заказов, так и тех, кто их принимает и обрабатывает.

Как результат — низкое качество обслуживания клиентов, ошибки в финансовых документах, некорректные данные в бухгалтерской и налоговой отчетности.

Блок «Работа с каталогом».

В “максимальной комплектации” в этот блок входят модули: Парсинг сайтов или b2b поставщиков, обработка почты, модуль обработки прайс-листов и парсинг цен конкурентов.

Зачем нужен:

Создание каталога, новых позиций, обновления цен и наличия. Далее уже этот каталог попадает на сайт, в CRM-систему, в 1С. В некоторых, очень редких случаях, порядок может быть другой. Одновременно добавлять товары на сайте, в CRM, 1С — крайне нежелательно, должен быть один источник каталога. Чаще всего выгрузка идет с полной информацией о каждом товаре — его цене, наличии, категории, у какого поставщика сколько стоит, цена у конкурентов, гарантия и т.п.
Давайте рассмотрим разные случаи и примеры по мере усложнения

Когда этот блок не нужен:

Если у Вас маленький ассортимент, до несколько сотен позиций, с редко меняющимися ценами и наличием. Пример — товары собственного производства, узкосегментный магазин. В данном случае все можно вносить непосредственно на сайте, или же создавать товары в 1С.

Когда необходима работа с одним или несколько прайс-листами. Достаточно многие задают этот вопрос: — а почему нельзя просто загрузить на сайт из прайс-листа?
Можно, но :

  1. Во многих прайсах нет иерархии по категориям, или же это иерархия абсолютно не подходит для сайта. В некоторых случаях проблему можно решить ручным указанием каталога на сайте.
  2. В разных прайсах не должны быть пересечения по товарам и категориям, и тогда простой импорт очень сложен.
  3. Наименования товара в прайс-листках не пригодны для сайта

В некоторый, относительно не сложных случаях, можно импортировать товары в 1С, и уже там проводить пост обработку.

Множество поставщиков, конкурентов.

Если имеется множество поставщиков, у которых пересекаются категории, цены, необходимо искать оптимальные условия — то автоматизировать без программы обработки прайс-листов не обойтись. Детально — обзор: программы для обработки прайс-листов.
Как правило, при большом количестве поставщиков также необходимы парсеры сайтов поставщиков и обработчик прайсов с почты.

Курьеры и службы доставки

Распределяйте заказы по курьерам, назначайте способы доставки

Расчет вознаграждения курьера в зависимости от количества и стоимости доставленных заказов, длины маршрута и др. Отчет по курьеру: сколько денег и какие товары он должен сдать. Печать маршрутных листов. Печать заявок и списков заказов для служб доставки. Контроль взаиморасчетов с курьерскими и почтовыми службами. Учет себестоимости услуг доставки. Облачные чеки: курьеры могут регистрировать продажи в бесплатном приложении Касса МойСклад в смартфоне, передавая данные на реальную кассу в офисе, которая пришлет покупателю электронный чек. 100% соответствие 54-ФЗ.

Читать еще:  Ошибка 0xc000007b при запуске приложения или игры в Windows 7/10

«Электронный заказ» поддерживает гибкую систему импорта данных из множества форматов (автоматизация процесса обновления каталога):

  • Книга Excel 97-2003 (*.xls);
  • DBF-файл (*.dbf);
  • CSV-файл с разделителями (*.csv);
  • Таблица OpenDocument (*.ods);

Для интеграции с 1С и другим ПО «Электронный заказ» предоставляется специальный COM-объект, который позволяет выполнять запросы к базе данных программы и работать с каталогом и заказами.

Получается, что единожды настроив программу (автоматизируя процессы обновления и интеграции с 1С), можно в дальнейшем развиваться в любом удобном направлении (интернет-магазин, клиентская программа, мобильный каталог товаров и так далее).

Описание вида работы

Вне зависимости от того, идет речь об аренде квартир, домов или комнат, программа учета клиентов и заказов дает возможность выбрать один из двух способов учета:

  1. Анонимный – когда информация о клиентах не заносится в программу, а основной учет делается на то, что объект занять в те или иные даты. Такая ситуация характерна для сдачи объектов почасово или посуточно, когда количество клиентов очень велико и данные о них не представляют никакой ценности.
  2. Персонифицированный – когда информация о клиентах нужна для последующей маркетинговой работы, формирования лояльности и прочих целей. В основном такой вариант применяется, если объекты сдаются на более длительный срок.
  3. Смешанный – в этом случае хранится информация лишь о постоянных клиентах, чтобы поддерживать их лояльность, а те, кто обращаются редко или впервые, пока в сохранении своих персональных данных не нуждаются.

Выбор способа учета можно сделать самостоятельно или после консультации со специалистом, знающим все нюансы программы.

Локальная товароучетная программа

Локальная программа устанавливается на компьютер, умеет учитывать товар на складе и в магазине.

Крупным игрокам розничной торговли, которые готовы платить за то, чтобы максимально автоматизировать бизнес-процессы. Это сетевые магазины, у которых есть свой склад, в ассортименте более 20 000 наименований и несколько десятков контрагентов.

В базовой версии программа стоит от 3 300 до 6 700 рублей. Для крупного бизнеса стандартной версии недостаточно, а для малого бизнеса в ней есть инструменты, в которых нет острой необходимости.

Бывшая управляющая супермаркета Наталья поделилась, что с трудом освоила подобную программу, но потом работать было удобно: «Товар приходил от 24 постоянных поставщиков и еще были периодические поставки от контрагентов помельче. В программе я видела всю историю товара по накладным, сверяла остатки по партиям, назначала акции на молоко и другие продукты, у которого истекал срок годности».

Когда Наталья открыла свой магазин одежды и галантереи, ей пришлось выбирать программу для товароучета, которая была бы проще и дешевле: «Мне не нужно было и половины того, что было в той программе. Главное видеть движение товара, остатки и аналитику по продажам: выручку за период и прибыль. И еще я не могу постоянно находиться в своем бутике, поэтому мне нужна была такая программа, с которой можно на расстоянии узнать, как идут продажи».

Плюсы локальной системы учета

  • Защита коммерческой информации от недоброжелателей. В программе может работать только один человек, имеющий доступ к компьютеру, на который она установлена;
  • Поскольку в программе отражена вся коммерческая информация о компании, в системе можно ограничивать доступ к ней разным сотрудникам. Как правило, установить права доступа самому слишком сложно, а иногда и невозможно. Производители ПО делают настройку дополнительной услугой за деньги.
  • Большое разнообразие отчетов как по поставкам, так и по продажам. Их можно детализировать с помощью фильтров, например, по складам, магазинам, продавцам, по каждому виду товара.
  • Гибкое ценообразование позволяет назначать цены и скидки на основе закупочной из накладной, по типу клиента или поставщика, отдельно для перемещаемой продукции в другую торговую точку.

​ Минусы локальной системы

  • Программа умеет детально учитывать все процессы на складе и в магазине, поэтому освоить ее сложно;
  • После установки программы на компьютер ее нужно правильно настроить, с этим не справится обычный пользователь, придется заплатить за услугу настройки;
  • Программа обновляется не автоматически, зачастую за доступ к обновлениям и их установку нужно доплачивать производителю системы;
  • Техподдержка зачастую платная и работает по графику;
  • В программу можно зайти только с одного компьютера, на который она установлена, а значит, доступ к информации о наличии товара и отчетам ограничен;
  • Поскольку программа локальная, в ней не может работать сразу несколько человек. Это неудобно, если директор и товаровед хотят увидеть актуальную информацию одновременно;
  • Информация хранится на компьютере, который может сломаться, поэтому нужно регулярно делать резервные копии данных;
  • Если планируете продолжать пользоваться такой программой, нужно внимательнее отнестись к подбору кассы. Обязательно спросите у продавца, совместимо ли кассовое ПО с вашей товароучетной программой.
Читать еще:  ТОП-15 Лучших Кнопочных Телефонов

Попробуйте бесплатно веб-сервис Контур.Маркет. Автоматизируйте учет товаров и оцените преимущества облачного решения.

Goods: Подбор заказа

Ваши проблемы

  • Подбор заказа занимает слишком много времени;
  • Необходимость визуальной сверки артикулов, влекущая ошибки;
  • Выявление ошибок учета товаров;
  • Отсутствие корректной информации об остатках;
  • Хотя бы иногда происходит ошибочная отгрузка товара, влекущая за собой недовольство покупателей и снижение лояльности к работе компании в целом.

Наше решение

Программный пакет «Goods: Подбор заказа»

Описание

Подбор заказа обычно осуществляет оператор склада или кладовщик на основании полученного задания или накладной. Он собирает необходимые наименования товаров, проверяет их количество и качество, и передает дальше по технологической цепочке. После процедуры подбора заказа может быть проведена операция сборки (например, если в заказе подбирался набор комплектующих), а также упаковка или переупаковка товара. В действительности, все намного проще. Достаточно приобрести терминал сбора данных (ТСД) с установленным на него решением «Goods: Подбор заказа». Такое решение позволит избавиться от ошибок и сократить время обработки заказов. При этом весь складской учет может вестись в простой Excel-таблице.

Преимущества использования:

  • Минимизация рисков неверной отгрузки товара;
  • Исключение человеческого фактора, как причины возникновения ошибки;
  • Автоматизированная сверка артикула, сводящая ошибки в сверке к нулю;
  • Сокращение времени на проведение подбора заказа;
  • На проведение подбора заказа требуется меньшее количество сотрудников;
  • Минимизация ошибок при последующем учете товаров.

Сферы применения:

  • Склад
  • Магазин

Терминал сбора данных

Мобильный компьютер (со встроенным сканером штрих-кода) под управлением операционной системы Windows CE или Windows Mobile.

Программное обеспечение Goods

Goods – универсальное приложение для терминалов сбора данных. В зависимости от Ваших задач можно подобрать одно из 6 готовых решений, или «собрать» Goods по собственному желанию. Приложение имеет русское меню и удобный интерфейс, который гибко настраивается под нужды пользователя.

Услуги по интеграции

Приложение Goods полностью готово к использованию – его не нужно программировать или конфигурировать, чтобы начать работать. Но если Вам будет необходима помощь, наши специалисты готовы подъехать в рабочее время для помощи в установке программы.

Обучение

Не знаете, как создать накладную в терминале? Нет времени ознакомиться с руководством пользователи? Хотите провести комплексный тренинг по работе с программой для всех сотрудников, пользующихся терминалом для сбора данных? Наши специалисты обучат Ваш персонал работать с приложением Goods на Вашем терминале и ответят на все Ваши вопросы.

Сопровождение

Мы готовы помогать вам постоянно. Именно поэтому в любой момент с любым возникшим вопросом Вы можете обратиться в нашу Службу технической поддержки, связавшись с нашими специалистами по номеру +7 (495) 105-97-13 или отправив письмо на электронный адрес: soft@geksagon.ru.

Рекомендуемые модели

  • Proton PMC-8100
  • Casio DT-X8

Краткое описание

В приложении Goods для операции подбора товаров на складе предусмотрен модуль Подбор заказа. С помощью него в терминал загружаются данные из отгрузочной накладной (перечень необходимых товаров и их количество), после чего оператор склада формирует заказ, отыскивая нужные товары и считывая с них штрих-коды. Если данные не совпадают с накладной, приложение выдает сообщение об ошибке – это позволяет избежать расхождений и не тратить лишнее время на визуальную сверку кодов товаров с накладной.

Осуществляем подбор заказа с Goods

Необходимое оборудование и ПО:

  • Компьютер PC
  • ОС Windows 2000, XP, Vista, 7
  • Терминал сбора данных (мы рекомендуем: Proton PMC-8100, Casio DT-X8 или Casio DT-X30)
  • Коммуникационная подставка для подключения терминала к ПК
  • Набор интерфейсных кабелей
  • ActiveSync
  • IRServer для Goods 4

Подбор заказа с программой Goods

Перед проведением складских операций рекомендуется загрузить в терминал Товарный справочник (базу данных товаров), что позволит просматривать артикул товара, наименование и стоимость при проведении учетных операций. В ином случае, считанные штрих-коды будут отображаться на экране набором цифр.

После этого в терминал необходимо сохранить задание на подбор заказа. Goods позволяет передавать заказы с ПК по одному или несколько одновременно. Загрузка данных производится в виде текстовых файлов (.txt).

Когда товарный справочник и накладная загружены в терминал, можно переходить собственно к процессу подбора заказа.

Читать еще:  Dlp системы примеры. Как работают DLP-системы: разбираемся в технологиях предотвращения утечки информации. Обнаружение и предотвращение утечек информации

При открытии накладной мы увидим список загруженных товарных позиций для подбора, с указанием планируемого количества.

В окне накладной пользователь имеет возможность сканировать штрих-коды товаров или вводить их вручную с клавиатуры.

Когда одинаковых товаров много и их проще пересчитать вручную, достаточно считать штрих-код только с одного, а затем перейти в раздел Карта и отредактировать поле Количество.

В дальнейшем, если количество товаров вам удобнее вводить вручную, можно нажать кнопку Меню и активировать пункт Запрос кол-ва. Тогда при считывании штрих-кода программа будет требовать ввода количества единиц продукции.

Если внесенное количество превышает указанное в накладной, Goods сообщает о превышении лимита и предлагает внести товар в накладную сверх заказа, или ничего не менять.

Проверка готового заказа

Для проверки расхождений между данными Заказа и реальным количеством используется команда Просмотр несоответствия в меню накладной. А команда Итоги позволяет подсчитать результаты сбора заказа – количество наименований, товаров по накладной, реальное количество товаров, и количество несоответствий. По завершении операции подбора заказа, данные передаются из терминала назад на ПК.

Дополнительно ускорить процесс и точность подбора заказа можно за счет использования модуля Места Хранения приложения Goods. Зачастую даже если все товары промаркированы штрих-кодами, точное их местоположение знает только заведующий складом, в результате чего оператору склада приходится тратить много времени на поиск нужных наименований.

Модуль позволяет решить эту проблему – если при приемке было зафиксировано точное место размещения товаров, при подборе заказа в накладной указываются не только наименования и количество товаров в заказе, а также ячейки их размещения. Чтобы включить наименования в заказ необходимо сначала считать штрих-код с полки, а затем с расположенных на ней товаров.

Таким образом, применение терминала Casio с программным обеспечением Goods позволяет значительно сократить количество ошибок учета и риск их возникновения, избавиться от пересортицы, и качественно повысить точность и оперативность подбора заказов на складе.

Инвентаризация, приемка и подбор заказа в сети магазинов «Кораблик» с помощью GOODS

Чем быстрее растет торговая сеть, тем сложнее проводить учет товара. В какой из магазинов Вы осуществили отгрузку? Что туда отправили и в каком количестве? Справиться с этими и многими другими вопросами мы помогли активно развивающейся сети магазинов «Кораблик».

Загрузка и обработка прайс-листов, счетов, заявок и накладных в 1С из EXCEL-файлов и электронной почты Промо

Прайс-Менеджер позволяет организовать работу с файлами EXCEL произвольной структуры: прайс-листами, накладными, счетами, заказами и т.д., загружать их в 1С. Поддерживается автоматическая загрузка входящих документов с электронной почты и с ftp, с формированием соответствующих документов в 1С. Все данные сохраняются в отдельных каталогах в независимой конфигурации, чтобы не перегружать основную.

14.01.2015 62727 15 67

Особенности ПО для интернет-магазина

Если вы запустили онлайн-магазин, и он набирает обороты, то рано или поздно вам понадобится программа учета , которая поможет эффективно организовать управленческий и оперативный учет интернет-торговли.

Что используют в начале? Пока количество заказов небольшое, меньше десятка в день, обработка заказов, как правило, ведется на бумажках или в MS Excel. С ростом бизнеса, чтобы он не снизил темпов развития, необходимо перейти на специализированное ПО.

Хорошая новость в том, что сейчас можно выбирать между внедрением традиционной программы для обработки заказов, которая устанавливается на сервер или компьютер, и использованием облачных сервисов, которые работают в интернет-браузере и, тем самым, обеспечивают свое главное преимущество — мобильность. Есть и другие преимущества программы учета для онлайн-магазина, работающей через интернет: безопасность выше, сложность меньше и, конечно, экономия. Используя облачный сервис, вы можете платить за него помесячно. Получается, разработчик дает рассрочку на несколько лет в отличие от покупки традиционного ПО, когда лицензия сразу же оплачивается полностью.

Что должна уметь система учета для интернет-магазина? Основные задачи бэк-офиса: обработка заказов, контроль доставки, складской учет, управление закупками, контроль финансов и анализ продаж (на основе накопленной статистики). Например, чтобы обрабатывать заказы клиентов вовремя, необходимо уметь резервировать товар, отслеживать статусы заказов, распределять заказы по курьерам и печатать необходимые документы.

Зачем вообще нужна автоматизация и программа для обработки заказов? Экономия времени на рутинные операции позволяет медленнее наращивать штат. Анализ статистики позволит принимать верные решения. А контроль над работниками и соблюдением процедур позволит вам быстрее превратиться из стартапа в зрелую успешную компанию.

Ссылка на основную публикацию
Статьи c упоминанием слов:

Adblock
detector